Mit dem Bürosoftware-Paket Microsoft Office wurde in der Version 2007 ein völlig neues Bedienkonzept eingeführt: Statt mehrerer Leisten für das Hauptmenü und diverse Funktionen gibt es nun eine einzige Leiste namens "Mulitfunktionsleiste", auch "Ribbon-Bar" genannt, welche angeblich übersichtlich die Funktionen anbietet, welche häufig genutzt werden (s.a.
The Office 2007 UI Bible).
Mich stören an diesem Konzept mehrere Dinge:
- Das neue Konzept ist nicht abwärtskompatibel
Das alte Konzept mit den platzsparenden Elementen Hauptmenü und verschiedenen zuschaltbaren und einzeln konfigurierbaren Werkzeugleisten wurde vollständig abgelöst. Es wird keine Möglichkeit angeboten, das inzwischen erlernte (und in vielen anderen Anwendungen genutzte) Bedienkonzept weiterzuverwenden. Man wird also gezwungen, die neue Bedienung zu verwenden.
- Die Ribbon-Bar ist klobig
Früher konnte man bei Toolbars oftmals einstellen, ob man große oder kleine Symbole sehen möchte und ob der Beschriftungstext angezeigt werden soll oder nicht. Hier wird einem nun vorgeschrieben, dass man sehr große Symbole verwenden muss und die Beschriftung hängt auch noch mit dran. Das ganze nimmt dann so viel Platz ein, wie in älteren Versionen drei Leisten benötigten.
Und die Möglichkeit, die Ribbon-Bar komplett einzuklappen
(z.B. mittels Rechtsklick auf der Ribbon-Bar und Auswahl von "Mulitfunktionsleiste minimieren" oder noch schneller durch Doppelklick auf den aktiven Kategorie-Tab)
nützt auch nicht viel: Man hat zwar viel mehr Überblick über das Dokument, was in der Tat wichtiger ist, als diverse angebotene Funktionen; aber wenn man dann eine Funktion nutzen möchte, muss man immer erst die komplette Leiste einblenden und das bedeutet "Klickarbeit" und anschließendes Neu-orientieren in der Leiste.
- Die Ribbon-Bar ist unübersichtlich
Manche Funktionen sind auf anderen Tabs als ich sie vermuten würde
(Beispiel: "Seitenwechsel einfügen" hat weniger mit "Einfügen" zu tun, als viel mehr mit "Seitenlayout", trotzdem bin ich immer auf dem Tab "Einfügen" zugange, weil ich ja etwas Einfügen möchte);
manche Funktionen verschwinden in eine ausklappbare Pfeil-/Dreieck-Schaltfläche, wenn die Breite des Fensters nicht ausreicht, um alle Elemente der Ribbon-Bar anzuzeigen (wobei die Reihenfolge des "Verschwindens" keinem bestimmten Schema zu folgen scheint, sondern mal rechts, mal links die Schaltflächen kleiner werden bzw. verschwinden, so dass die Suche nach einer Funktion auf die nächste Stufe gehoben wird - Suche nach Funktionen, die auf irgendeiner Seite irgendwo eingeklappt/versteckt sind);
und manche Funktionen werden standardmäßig gar nicht angezeigt. Genau. Die sind auf keinem Tab zu finden. Trotzdem sind die Funktionen nicht inzwischen von der alten auf die neue Version "verlernt" worden. Sie wurden nur als "nicht wichtig" eingestuft und - vermutlich aufgrund von Punkt 2, da die Ribbon-Bar schon so voll und klobig ist - in einem Untermenü versteckt
(Man klicke auf die "Schaltfläche 'Office' auch als "Orb" bezeichnet, das ist der Kuller oben links in der Office-Anwendung, und betätige dann unten rechts die Schaltfläche "Word-Optionen" (Ja, sie haben die Optionen in einem hauptmenüartigen klobigen Menü versteckt). Dann wechsle man auf die Seite "Anpassen" und schon ist man auf der Seite zur Übersicht über alle Funktionen. - Schneller geht es übrigens, wenn man irgendwo auf der Ribbon-Bar rechtsklickt und dann "Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen" auswählt. - Wichtig ist nun, oben unter "Befehle auswählen" nicht "Häufig verwendete Befehle" stehen zu lassen, denn die Funktionen entsprechen denen, die schon irgendwo in der Ribbon-Bar existieren, sondern auf "Befehle nicht in der Multifunktionsleiste" oder direkt auf "Alle Befehle" umzustellen. Dann kann man aus der Liste auf der linken Seite die Funktion raussuchen (gesetzt den Fall, man kennt den Namen) und diese mittels Klick auf "Hinzufügen >>" auf die Liste auf der rechten Seite kopieren. Die dort gesammelten Lieblingsfunktionen werden dann sozusagen im Fenstertitel der Office-Anwendung ganz oben aufgereiht und sind so etwas wie die "platzsparende" einzige Werkzeugleiste des neuen Office.).
- Andere Anwendungen werden diesem Bedienkonzept folgen
Dazu zähle ich leider nicht nur die Microsoft-eigenen Programme wie Paint und Wordpad, sondern auch Programme von Drittanbietern. Wie in Punkt 1 bereits beschrieben, fürchte ich, dass es höchstwahrscheinlich keine Alternativbedienung sein wird, sondern eine Ersatzbedienung, d.h. man hat keine Möglichkeit mehr, die Bedienung so vorzunehmen wie man sie gelernt hat, sondern muss sich seine Funktionen erst mühsam zusammensuchen. Gerade mit Windows 7 soll die Ribbon-Bar in weiteren Programmen Verwendung finden. Wenn ich istartedsomething.com richtig verstehe, wird die Ribbon-Bar aber auch noch nach Vista zurückportiert.
Leider habe ich kein Patent-Rezept gegen Punkt 4. Ich weiß nicht, was man machen kann, wenn immer mehr Programme auf die Ribbon-Bar umsteigen, außer vielleicht das Betriebssystem zu wechseln (z.B. auf Ubuntu). Es folgen einige Ideen, was man tun kann, wenn man sich mit der Ribbon-Bar
in Microsoft Office nicht anfreunden kann oder will:
- Verwendung einer alternativen Software
Ganz im Ernst, genau das war mein erster Gedanke, als ich mit dem neuen Office konfrontiert wurde. Die Bedienung hat mich nur genervt und ich habe nichts gefunden. Da kann man doch gleich auf ein anderes Programm (beispielsweise Open Office) umsteigen. Die Lernkurve ist wohl nahezu gleich.
Mögliches Problem: Wenn das alternativ genutzte Programm auch auf die Ribbon-Bar umsteigen sollte (s. Punkt 4), hat man nichts gewonnen.
Außerdem ist wie schon beschrieben Punkt 4 ein KO-Kriterium. Hier hilft nur das Umsteigen auf ein anderes Betriebssystem (auf Linux läuft Open Office übrigens auch ;-) ).
- Beschleunigtes Lernen/Tastaturkommandos mit Search Commands (via istartedsomething.com, istartedsomething.com und - wo sonst - istartedsomething.com)
Kommt ein Wechsel der Software/des Betriebssystems nicht in Frage (z.B. weil der Arbeitgeber beides vorgibt), so kann man sich in Microsoft Office 2007 mit dem Add-On/Plug-In Search Commands weiterhelfen.
Wäre die Ribbon-Bar standardmäßig immer mit der Funktion "Search Cammands" ausgestattet, würde dieser Blog-Eintrag gar nicht existieren. Ich arbeite gerne mit der Tastatur anstelle der Maus und bevor ich lange suchend durch die Tabs klicke, gebe ich lieber den Namen der gesuchten Programmfunktion in das Suchfeld ein und erhalte bereits während des Tippens Ergebnis-Vorschläge aufgelistet.
Hält man den Mauszeiger über der gefundenen Funktion, so wird zudem angezeigt, wo sich die Funktion in der Ribbon-Bar befindet. Damit hat man sogar noch einen Lerneffekt - wenn man den überhaupt noch braucht, weil: Wer will wissen, durch welche Tabs man sich klicken muss, wenn man die Funktion durch Eingabe von einigen wenigen Buchstaben finden kann.
Mögliches Problem: Search Commands ist leider nur englischsprachig. Damit ist nicht nur die Oberfläche komplett in englischer Sprache gehalten, sondern auch inhaltlich funktioniert die Suche nur nach den englischen Bezeichnern der Programmfunktionen.
- Verwendung des klassischen Menüs innerhalb der Ribbon-Bar
Findige Entwickler haben das bisherige Menü, sprich: das alte Hauptmenü sowie die beiden Standard-Werkzeugleisten, als eigenes Tab in der Ribbon-Bar umgesetzt. Diese Idee hatten mehrere Leute und so kommt es, dass es gleich mehrere Lösungen auf dem Markt gibt. Es folgt eine Auflistung der verschiedenen Add-Ins, die ich im Internet gefunden habe. Diese Liste erhebt allerdings keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da ich zum einen bestimmt nicht alle Lösungen gefunden habe und zum anderen nicht alle gefundenen Programme hier aufzähle (z.B. ist das Programm "Toolbar Toggle" Shareware und die 5-Tage-Test-Version erscheint mir nicht angemessen im Vergleich zu den hier genannten kostenlosen Alternativen):
- Das Gratis-Angebot: UBitMenü (Klassisches Menü für Office 2007 / Office 2010) ist eine Implementierung der klassischen Oberfläche. Für den privaten Gebrauch kann diese Software als Freeware kostenlos runtergeladen werden.
Vorteile: Bietet viele zusätzliche Befehle wie "E-Mail", "Thesaurus" und die "Zeichnen/Grafik"-Leisten.
Nachteile: Das neue Tab "Menü" wird fest zwischen "Start" und "Einfügen" platziert.
- Die Einzellösungen: SmartTools Classic Menu für <Programmname> ist ein Add-In für jeweils ein Office-Programm (Access, Excel, Outlook und Word). Es existiert allerdings auch eine Lösung, welche für das gesamte Office-Paket gedacht ist: Classic Menu for Office 2007 (unterstützt zusätzlich Powerpoint!).
Vorteile: Bietet im "alten Hauptmenü" Einträge für die Anzeige weiterer Symbolleisten sowie der zuletzt verwendeten Dateien.
Nachteile: Shareware, die bei den Einzellösungen selbst zum Testen einen beharrlichen Registrierungszwang erfordert.
- Kostenlose Einzellösungen: Office Menu Add-ins for Office 2007. Existieren für Access, Excel, Powerpoint und Word.
- Der Alles-Könner: RibbonCustomizer.
Vorteile: Es lassen sich wohl alle Parameter ändern: Benennung von Tabs, Zuordnung von Funktionen, usw...
Man kann also versuchen, sich an die Multifunktionsleiste zu gewöhnen, da sie wohl unter Windows das Konzept der Hauptmenüleiste kombiniert mit einer oder gar mehreren Werkzeugleisten ablösen wird, oder sich gegen diese Art der Eingabe verweigern. Mit Hilfe eines der genannten Programme kann es womöglich zumindest in der Microsoft-Office-Welt gelingen, durch Verwendung der klassischen Menüs auf dem alten Stand zu bleiben oder mittels Search Commands den Umstieg langsam zu meistern. Letztendlich muss das jeder für sich selbst entscheiden, aber ich finde es gut, dass es Dank dieser Programme überhaupt eine solche Entscheidungsmöglichkeit gibt und man nicht den Sprung ins kalte Wasser akzeptieren muss, der einem von Microsoft aufgezwungen wird.
